Volgens een onderzoek van Quadient UK gebruikt 22 procent van de kleine bedrijven e-facturering, terwijl dat percentage bij organisaties met een gemiddelde grootte 43 bedraagt. De globale cijfers tonen evenwel aan dat zo’n 64 procent van de bedrijven voorlopig geen beroep doen op elektronische facturatie, ook al wordt het meer en meer in overweging genomen. Is het de moeite waard om de weg van e-facturering in te slaan? We zetten de puntjes op de i.
De verwerking van facturen: uitdagingen voor bedrijven
Zowel kmo’s als multinationals worden met uitdagingen geconfronteerd bij de behandeling van facturen. Tijdsbesteding is een belangrijk aandachtspunt. Het gaat niet alleen om de tijd die aan de verwerking wordt besteed, maar ook over het opzoeken van facturen. Daarnaast kampen sommige organisaties met een gebrek aan inzicht op het gebied van traceerbaarheid en betalingsstatus. Menselijke fouten bij de verwerking van facturen leiden in sommige gevallen tot laattijdige betalingen of zelfs juridische problemen. Hetzelfde geldt voor het gebrek aan controle bij de opslag van facturen. Veiligheid en betrouwbaarheid zijn hierbij van cruciaal belang.
Papieren versus digitale facturen
Inkomende facturen doorlopen verschillende fases. Als je de verwerking van papieren versus elektronische facturen vergelijkt, komen de volgende kostenposten naar voren (bron: Arthur D. Little, 2001):
|
|
Ontvangst |
Manuele verwerking |
Goed-keuring |
Betaling |
Archivering |
Behandeling betwistingen |
Totaal |
|
Verwerking papieren facturen |
0,9 € |
1,4 € |
5,4 € |
2,8 € |
1,5 € |
1,8 € |
14 € |
|
Verwerking digitale facturen |
/ |
/ |
2 € |
1,1 € |
/ |
0,9 € |
4 € |
Conclusie? Als je de digitale weg inslaat, bespaar je maar liefst tien euro. Een aanzienlijk verschil. De terugverdientijd van een digitale oplossing staat dus buiten kijf.
Facturen elektronisch valideren: zo gaat het in z’n werk
Wanneer een factuur binnenkomt, wordt ze via een scanner meteen gedigitaliseerd. Daarna wordt de factuur geïndexeerd. Je kunt handmatig een aantal velden invullen, zodat duidelijk wordt over welk type document het gaat. OCR laat toe om automatisch gegevens van het document te lezen. Bij een factuur gaat het bijvoorbeeld om het factuurnummer, de leverancier en het totaalbedrag. Op die manier sluit je manueel werk uit. Na de indexatie volgt de distributie.
De factuur wordt intern naar de juiste personen gestuurd ter goedkeuring. Aan de hand van een workflow bepaal je bij wie de factuur terechtkomt en wie zijn of haar zegen moet geven voor de betaling. Tot slot volgt de archivering. Als je de factuur digitaal bewaart, is ze voor iedereen in je bedrijf beschikbaar. Er wordt ook een logboek bijgehouden, zodat je de bewerkingshistoriek kunt raadplegen.
Dankzij de digitalisering van inkomende facturen krijg je een betere controle over het facturatieproces, gaan er geen facturen verloren, bespaar je plaats en verhoogt het gebruiksgemak.
Meer weten? Neem contact met ons op voor advies op maat.