Denne lille investeringen kan spare deg for tusenvis i bøter

Alain Fairise | 31. 10. 2022
datasikkerhet

Å holde seg oppdatert på samsvarsregler er avgjørende for organisasjoner som håndterer sensitiv kundeinformasjon som helsetjenester, forsikring, finansielle tjenester, statlige etater og juridiske tjenester. 

Men det er ikke nok å bare kjenne reglene – du må også kunne bevise at du følger dem. Med bøter som varierer fra $200 til $10 000 per feil, er det å ha en rapport om dokumentintegritet et kostnadseffektivt forsvar mot personvernkrav. 

Hva er dokumentintegritet? 

Dokumentintegritet innebærer at et dokument er i en "uskadet tilstand", slik at du i tilfelle en tvist kan vise at det ikke har blitt tuklet med. I sammenheng med å forberede, sette sammen og levere dokumenter som inneholder sensitiv informasjon, betyr dokumentintegritet at du har en nøyaktig oversikt over hvilke dokumenter som sendes til hvilke kunder. Og i tilfelle en revisjon, vil du kunne vise at du er i samsvar med alle gjeldende forskrifter. 

Hva er i faresonen? 

Overraskende nok viser forskningen vår at 67 % av kundene med mappeinnsetting ikke aktivt sporer dokumentintegritet. 

Ikke misforstå oss – vi er glade for at våre kunder stoler på nøyaktigheten til utstyret vårt. Det burde de absolutt.  Men disse virksomhetene kan risikere å bryte forskrifter som HIPAA og GDPR hvis de ikke kan bevise dokumentintegritet når det kreves. 

  • I 2020 utstedte det belgiske datatilsynet (DPA) en bot på 10 000 EUR til en direkte markedsfører for et brudd som begynte med at en kunde mottok feil melding i posten.

  • I Irland kan bedrifter risikere en bot på opptil 50 000 EUR hvis et dokument med personlig identifiserbar informasjon (PII) sendes til feil person 

  • I første kvartal 2021 var det 219 rapporterte hendelser med at personopplysninger ble sendt eller fakset til feil person til Storbritannias Information Commissioner's Office (ICO) 

  • I 2021 ble et undervisningssykehus i London bøtelagt 180 000 pund av ICO etter at en helseklinikk lekket detaljene til nesten 800 pasienter som hadde deltatt på HIV-klinikker 

Hva er personlig identifiserbar informasjon (PII)? 

PII er en persons fulle navn kombinert med noen av følgende informasjon: 

  • Mors pikenavn 
  • Førerkortnummer 
  • Bankkontoinformasjon 
  • Kredittkortinformasjon 
  • Navn på slektninger 
  • postadresse 
  • Epostadresse 
  • Hjemme- eller mobilnummer 
  • Personlige karakteristikker 
  • personnummer (SSN) 
  • Fødselsdato eller fødselssted 

All annen informasjon som vil gjøre den enkeltes personlige identitet lett sporbar 

En liten investering kan spare deg for tusenvis 

For e-poster som inneholder sensitiv eller personlig identifiserbar informasjon som kontoutskrifter eller kontrakter, er overholdelsesreglene i stadig endring. Du må sørge for at riktig dokument sendes til rett person hver gang. Og du må kunne bevise det. 

Den eneste måten å garantere dokumentintegritet på er gjennom en lukket-sløyfe-dokumentintegritetsløsning, som docsecure som fungerer hånd i hånd med din intelligente mappeinnsettings- og utdatabehandlingsprogramvare. Denne typen løsning vil spore og verifisere at alle dokumenter er der de skal være, og sikrer at virksomheten din er i samsvar med alle forskrifter. 

Å gjøre denne investeringen nå kan spare deg for tusenvis av dollar i potensielle bøter på veien. Så ikke vent – beskytt virksomheten din i dag med en lukket-sløyfe-dokumentintegritetsløsning som docsecure.