事務や総務部門の郵便業務を効率化するには?課題に対応した方法例を解決

水曜日, 7月 27日 2022
郵便業務を効率化する方法

事務処理にはさまざまな業務が存在しますが、なかでも代表的なのが郵便業務です。

書類を封筒に入れて発送するという一連の作業は、一つひとつの作業内容を見ればそれほど難しいものではありませんが、1日に数十通、数百通単位で処理しなければならないといった場合、担当者の手間は膨大です。

また、経営者から見れば、郵便業務のような定型的な業務に人件費をかけるのではなく、より生産性のある業務に社員の手を生かしたいと考えるのも当然でしょう。

では、毎日のように膨大な郵便業務が発生する事務や総務の部署において、できるだけ業務を効率化するためにはどのような方法があるのでしょうか。

具体的な課題を整理しつつ、それぞれの課題を解決するための方法を紹介します。

 

事務や総務における郵便業務の課題

郵便

事務や総務の担当部署において、郵便業務の課題はどのようなものが挙げられるのでしょうか。

3つのケースを例として紹介しましょう。

 

1.書類の封入や切手の貼り付けが面倒

ひとつ目の課題は、郵便物を発送するための物理的な準備に時間と手間を要するということです。

たとえば、複数の取引先に対して請求書や納品書などを書面で送らなければならない場合、書類を印刷し封筒へ入れ、切手を貼り郵便局の窓口やポストへ投函する必要があります。

同一の宛先へ同一の書類を送るのであればそこまで手間がかかることもありませんが、請求書や納品書を送付する社名を確認し、封筒にそれぞれに対応した宛名を記入しなければなりません。

万が一、封書に書いた宛名と中身の書類が相違していた場合、第三者の営業情報や機密情報などが他社に漏れてしまい、重大なトラブルに発展しかねません。

1日あたり数通程度の業務であれば大きな負担にはなりませんが、数が増えれば増えるほど物理的な処理の量が増加し、その他の業務に支障をきたす可能性も考えられます。

 

2.郵便料金の経費処理が面倒

2つ目のポイントは、郵便料金の経費処理の問題が挙げられます。

切手を購入したり郵便局の窓口で料金を支払ったりした場合の領収証を受け取り、社内で経費精算をしなければなりません。

特に、毎日のように郵送業務が発生する場合、その都度経費の領収証を受け取り経費として申請しなければならず、郵送業務そのものの手間に加えて社内業務の負担も増大することとなるでしょう。

ちなみに、あらかじめ切手を複数枚購入しておき、必要に応じて封筒に貼り付けるといった運用方法もありますが、その場合でも切手の枚数管理が必要であり、業務量の負担に繋がるとは限りません。

 

3.郵便料金の計算が煩雑

3つ目の課題は、郵送物に合わせた料金計算が煩雑であることです。

たとえば、同じ封書でも定型サイズと定形外のサイズとでは料金が異なり、それぞれに対応した切手を貼り付ける必要があります。

しかし、郵便物ごとにサイズを計測し、重さを計量したうえで切手を貼り付けるには膨大な手間がかかるもの。

同じサイズの郵便物で統一されているのであれば問題はありませんが、実際にはサイズもバラバラで郵便物ごとに料金が異なるケースのほうが多いはずです。

万が一、郵便物のサイズや重量を計り間違えてしまったり、計算ミスをしてしまったりすると、翌日以降に自社へ戻ってきてしまうことも。

その結果、期日までに先方へ郵便物が到着せず、トラブルに至るケースも考えられるでしょう。

 

郵便業務の効率化を実現する3つの方法

郵便作業

では、上記で紹介した郵便業務の課題を解決するためには、具体的にどのような方法が考えられるのでしょうか。

それぞれの課題に対応した解決方法の一例を紹介します。

▶︎郵便料金計器とは?その特徴とメリットを解説

 

郵便物の作成を自動化して作業効率をアップ

 

①郵便料金計器の主な機能

郵便料金計器

郵便料金計器・郵送システム一覧

煩雑化しがちな郵便料金の計算を効率化するためには、「郵便料金計器」とよばれる専用の機器の導入がおすすめです。

郵便料金計器とは、郵便物のサイズや重量に応じて料金を算出し、それに応じたラベルを切手の代わりに印字できる機器のこと。

また、計量した郵便物の料金集計、別途PCなどでデータを管理できるものも存在します。

郵便料金計器を導入することで、郵便物のサイズや重量に応じた料金を正確かつ素早く算出でき、ラベルの印字まで自動的に行うため人為的なミスを防止できます。

切手の貼り忘れや料金の不足などにより、郵便局から差し戻しを受ける心配もなくなるでしょう。

なお、郵便料金計器を導入することにより、料金後納にも対応でき、経費処理が効率化できるといったメリットもあります。

 

②郵便料金計器で郵便料金の把握を簡単に

郵便料金計器は、郵便物の作成を容易にし、迅速かつ効率的な発送処理を可能にします。

郵便料金の集計も可能な為、ビジネスのどの部分にどれだけの郵便料金がかかっているかを明確に把握することができます。

郵便料金計器はスタンプを印字するだけでなく、郵便料金のフィードバックを提供するにより、郵便料金全体的支出その支出がビジネスのどこで発生したかをらかにします

コストをきちんと把握できなければ、経費の節約をする事も出来ない為、このような情報はとても重要です。

また郵便料金の会計上の処理の際や、顧客や取引先ごとに仕訳をする必要がある場合、郵便料金計器無しでは手間と時間を要してしまいます。

クアディエントの最新の郵便料金計器は、支出を追跡し、以下のことを可能にします。

  • 郵便料金の把握
  • プロジェクトや部門ごとの郵便料金の把握
  • 郵便料金の削減可能なプロジェクトや部門の特定
  • 手動での照合エラーを無くす

クアディエント(旧ネオポスト)はお客様に最適な郵便料金計器をご提案致します。

▶︎郵便料金計器・郵送システム一覧

 

③クアディエントの郵便料金計器をお使いのお客様の声

文章より具体的いとうので、下記のお客様導入事例をご確認下さい。

▶︎ソリューション活用事例

▶︎郵便料金計器のお問い合わせはこちら

 

社の課題に合わせて最適な方法を導入しよう

ペーパーレス化が推進されている現代、郵便業務にそれほど大きな負担が生じることは少ないと考えがちです。

しかし、実際に事務担当者や総務の担当者の中には、日々膨大な請求書や納品書、契約書類などの処理に追われているケースもあります。

また、営業部署では顧客向けのダイレクトメールの発送作業に負担を感じていることもあるでしょう。

まずは自社の現状を把握したうえで、どのような課題があるのかを見極め、それぞれに対応した解決方法を選択することが重要です。

どの製品がお客様のニーズに最も合っているのか、ご案内が必要な場合はクアディエントの担当者までお気軽にお問合せ下さい。

▶︎総合的なお問い合わせはこちら