Auch bei der Briefkommunikation ist die digitale Transformation voll im Gange. Eine große Herausforderung für alle. Gleichzeitig sorgen offizielle E-Rechnungs-Standards für Verunsicherung: etwa die für 2018 beschlossene digitale B2G-Rechnung und das dafür geplante deutsche Format „XRechnung“. Mehr noch als Großkonzerne geraten die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) unter Druck. Wie lässt sich einfach, sicher und bezahlbar am digitalen Wandel teilhaben? Und sind gerade hier nicht auch Posttechnik-Lieferanten gefordert, die sich seit jeher mit der Modernisierung von Brieferstellung und -verarbeitung befassen? Mit einer umfassenden innovativen Lösung haben sich die Quadient-Produktentwickler zu Worte gemeldet.
Die Digitalisierung der Briefkommunikation legt ein rasantes Tempo vor, das nicht jeder mitgehen will oder kann – und vielleicht auch noch gar nicht muss. Viele Faktoren sind von Belang: von Unternehmensidentität, Image und Innovationsanspruch über Branche, Marktposition und Wettbewerbssituation bis hin zur Klientel und ihren Kommunikationsvorlieben; nicht zu vergessen: das Postvolumen. Gleichzeitig steht fest: Elektronische Post bringt viele Vorteile, und langfristig wird kaum jemand daran vorbeikommen. Also ist ein Umsetzungsweg gefragt, der unternehmensspezifischen Situationen Rechnung trägt. Überall werden Wege gesucht, wie man die Vorteile der Digitalisierung nutzen und dabei sein Tempo selbst bestimmen kann.
Großes Zögern trotz großen Nutzens
Laut einer GfK-Umfrage sind 67 Prozent der Unternehmen davon überzeugt, dass digitale Technologien Prozesse effizienter machen und so Kosten sparen. 68 Prozent der Befragten erwarten eine verbesserte Wettbewerbsfähigkeit, und 82 Prozent halten die Digitalisierung sogar für nötig, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Weiterführende Ergebnisse liefert eine groß angelegte Mittelstandsstudie von TNS Infratest. Dieser Erhebung zufolge werden vor allem etablierte Digitaltechnologien als wichtig und nützlich bewertet. Die genannten Vorteile reichen vom Erschließen neuer Märkte über gezielteres Marketing bis zur Verschlankung der Administration.
Doch wie sieht es konkret bei der Briefdigitalisierung aus? Am deutlichsten wird das mit Blick auf die E-Rechnung, deren Nutzeffekte belegt sind. Am wichtigsten für Unternehmen ist die Kosteneinsparung, dicht gefolgt von der Prozessbeschleunigung. Das zeigt eine Studie von ibi research, an der sowohl KMU als auch Großunternehmen teilnahmen. Sie ergab zudem, dass mehr als die Hälfte der Befragten mit der E-Rechnung Wünschen bzw. Forderungen der Empfänger nachkommen – und damit Kundenorientierung demonstrieren. Als nützlich werden auch die papierlosen Prozesse bewertet, die eine automatisierte Verarbeitung zulassen, Fehlerquellen minimieren und die Ökobilanz verbessern. All diese Effekte sind keineswegs auf E-Rechnungen beschränkt, sondern zeigen sich bei jeder Art digitaler Post.
Was lässt Unternehmen zögern? Vor allem der Mittelstand steht Digitalisierungstendenzen zögerlich gegenüber, obwohl er ihnen großes Potenzial zuschreibt – so ein weiteres Ergebnis der TNS-Infratest-Studie, die auch über Umsetzungsbarrieren Auskunft gibt. Zu den Meistgenannten zählen technische Komplexität, Investitionsbedarf, erwartete Sicherheitsrisiken und das vermeintliche Fehlen verlässlicher Standards. Die GfK-Studie kommt zu ähnlichen Resultaten mit teils konkreteren Aussagen. Ihr zufolge wird beispielsweise aufgrund erhöhter Komplexität und zunehmender Schnittstellen eine größere Fehleranfälligkeit des IT-Systems befürchtet. Und statt von hohem Investitionsbedarf sprechen die Studienteilnehmer bei GfK sogar von wachsendem Investitionsdruck. Als zusätzliches Problem nennt fast die Hälfte der Unternehmen die mangelnde IT-Qualifikation der Mitarbeiter.
Kleine Schritte statt Hauruck-Aktion
Warum ist eine radikale Umstellung unrealistisch und wäre kontraproduktiv? In einer Hauruckaktion gleich komplett auf digitalen Versand zu wechseln, ist so gut wie unmöglich. Denn dann müsste der ganze Postausgang von einem Tag auf den anderen umgestellt werden: also alle relevanten Systeme, Strukturen und Prozesse. Das ist organisatorisch kaum machbar. Aber der vielleicht noch viel wichtigere Punkt sind die Postadressaten. Digital zu kommunizieren wäre zwar auch für die Empfänger der langfristig einfachste und effizienteste Weg. Voraussetzung ist aber, dass die Adressaten digitale Post überhaupt empfangen können und das auch wollen. Jedenfalls steht der klassische Brief bei vielen Geschäftspartnern noch hoch im Kurs.
Solche Vorlieben zu ignorieren und rigoros nur noch elektronische Post anzubieten könnte die Geschäftsbeziehungen trüben. Manch einer bevorzugt Papierbriefe. Einige erhalten lieber E-Mails. Andere favorisieren den elektronischen Datenaustausch (EDI) in unterschiedlichsten Formaten und über diverse Kanäle. Andererseits ist eine konsequente Multichannel-Praxis nicht einfach. Neben Poststellenhardware und E-Mail-Programmen sind dann womöglich noch verschiedene Softwares im Einsatz, um alle Versandformate und -kanäle abzudecken. Die Systemverwalter haben mehrere Lösungen zu implementieren, aufeinander abzustimmen und zu pflegen sowie die Postausgangsprozesse entsprechend anzupassen. Und die Anwender müssen sich in mehrere Lösungen einarbeiten und haben jeweils andere Ansprechpartner für Service sowie Support. Zu guter Letzt amortisieren sich die Einzelinvestitionen auch noch schleppend, weil sich die Ausgangspost auf mehrere Lösungen verteilt, die nicht ausgenutzt werden. Unterm Strich ergeben sich mehr Arbeit, Zeitaufwand und Kosten, mehr Komplexität im Tagesgeschäft und weniger Transparenz und Kontrolle – eigentlich genau das Gegenteil dessen, was mit der Einführung digitaler Post erreicht werden sollte.
Flexible Lösung als lohnender Weg
Im Zuge voranschreitender Modernisierung haben Postversender die genutzten Systeme und Lösungen zur effizienteren Briefverarbeitung nicht selbst konstruiert. Vielmehr wurde auf Maschinen zurückgegriffen, die von Posttechnik-Anbietern neu auf den Markt kamen. Heute ist es mit Maschinen allein nicht getan. Gefragt sind flexible IT-Lösungen und neue Services, die der KMU-Poststelle aus dem Multichannel-Dilemma helfen. Auch hier kann man nach wie vor auf Posttechnik-Anbieter vertrauen. So hat Quadient in Deutschland und Österreich die All-in-one-Lösung auf den Markt gebracht. Zum monatlichen Fixpreis inklusive Full Service kombiniert sie klassische Poststellenhardware nach Wahl mit dem Quadient e-Services-Portal, einer webbasierte Plattform zur digitalen Postbearbeitung. So lässt sich die Ausgangspost auf insgesamt vier Wegen abwickeln:
- hausinterne Produktion klassischer Briefe bis hin zum portooptimierten Kuvertieren und Frankieren mit moderner Postbearbeitungstechnik
- hybride Postbearbeitung, bei der die Dokumente digital ans e-Services-Portal geschickt und die Briefproduktion sowie der Versand über Quadient abgewickelt werden
- automatisiertes digitales Senden von PDF-Dokumenten inklusive Signaturmöglichkeit, wahlweise per E-Mail oder über das e-Services-Portal – für maximalen Datenschutz
- digitales Senden von Transaktionsdokumenten in EDI-Formaten (strukturierte Datensätze), die sich z. B. im ERP-System des Empfängers vollelektronisch und automatisiert weiterverarbeiten lassen
Neben den Postbearbeitungsmaschinen sind auch die Volumen für papierbasierte, hybride und volldigitale Post frei wählbar und variabel. Daraus ergibt sich der volumenbasierte Fixpreis. So lassen sich die Postausgangskosten flexibel steuern. Wer auf diese Weise die Briefkommunikation modernisiert, spart nicht nur Zeit, sondern auch Briefporto und Verbrauchsmaterial. Die Prozesskosten sollen sich um bis zu 80 Prozent verringern lassen. Außerdem ist man in puncto Technik, Rechtskonformität, Datenschutz, Verfügbarkeit gängiger Digitalformate und Einhaltung von Standards immer auf der sicheren Seite. Die e-Services laufen webbasiert. Also müssen weder Systeme noch Abläufe umgestellt werden, und außer einem virtuellen Druckertreiber ist lokal nichts weiter zu installieren.
Vom Entweder-oder zum Sowohl-als-auch
Solange der klassische Brief in der Kommunikation noch eine Rolle spielt, ist die Digitalisierung keine Entweder-oder-Frage. Vielmehr geht es um ein Sowohl-als-auch, bei dem Unternehmen alle gängigen Versandwege parallel bedienen können: wann sie wollen und welche sie wollen. Wenn auch kleinere Unternehmen und Organisation von der Digitalisierung profitieren wollen, sind sie mit einer flexiblen Lösung aus einer Hand gut beraten. Dadurch ist das Thema skalierbar: Alle modernen Ressourcen stehen zur Verfügung, und Unternehmen können ganz ohne Druck entscheiden, wann, wie und in welchem Maß sie ihre Briefpost digitalisieren wollen – mit allen Vorteilen, die sich daraus ergeben. So lässt sich der digitale Wandel nicht nur meistern, sondern auch entspannt und gelassen nehmen.