Druck- und Postanbieter: Gewährleistung von Integrität und Compliance

16. September 2021
Konformität auf dem Smartphone

Druckdienstleister (PSPs) und Versandhäuser verwalten sowohl komplexe als auch Massenmailing-Aufträge. Waren Marketing-Mailings in der Vergangenheit meist standardisiert, mit gleichen generischen Beilagen für alle Personen, werden sie heute zunehmend auf einzelne Empfänger zugeschnitten. Dadurch ähneln sie Transaktionsmailings, wie z. B. Policen und Rechnungen, die für jede Person spezifisch sind und die eine hohe Belastung durch das konforme Einfügen von Dokumenten mit sich bringen. Wenn personalisierte Inhalte an die falsche Person gehen, können die Folgen schwerwiegend sein.

Dies ist der letzte Blog unserer Reihe, in dem untersucht wird, wie PSPs sich als „Druck- und Postanbieter“ neu erfinden können, um den Herausforderungen vielfältiger und maßgeschneiderter digitaler Post gerecht zu werden. Der erste Blog untersuchte, wie die Branche in Zeiten des Wandels überleben und gedeihen kann, während der zweite sich mit der Erschließung neuer Einnahmequellen durch Hybridmail befasste. Hier tauchen wir tief in die Integrität und Compliance beim Einfügen von Dokumenten ein.

Die Kosten von Integritäts- und Compliance-Mängeln


Laut einer Genesys-Umfrage sind 92 Prozent der britischen Verbraucher besorgt darüber, wie Unternehmen ihre Daten verwenden.

Die Digitalisierung hat es Unternehmen erleichtert, mehr Kundendaten zu sammeln und zu speichern. Dies ist zum beiderseitigen Vorteil; unternehmen, die ihre Kunden kennen, können deren Bedürfnisse besser erfüllen und dadurch profitieren Kunden von bedarfsgerechten Produkten und Dienstleistungen. Das Sammeln und Speichern personenbezogener Daten ist jedoch mit großer Verantwortung verbunden. Daher sind Unternehmen gesetzlich und durch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verpflichtet, die Daten ihrer Kunden zu schützen.

Darüber hinaus können Kunden verlangen, dass sie nicht über bestimmte Kanäle kontaktiert werden, sei es elektronisch oder gedruckt. Es obliegt den Unternehmen und ihren Druck- und Postanbieterpartnern, sicherzustellen, dass diese Präferenzen durch robuste Channel-Management-Prozesse erfüllt werden.

Die Kosten eines einzelnen Fehlers sind potenziell erheblich. Liegt eine Datenpanne vor, kann diese mit einem Bußgeld geahndet werden. Der Reputationsschaden dürfte deutlich höher ausfallen. Hinzu kommen potenzielle Nachdruckkosten und Verzögerungen bei Versandprozessen, die sich auf die Kundenzufriedenheit und/oder den Cashflow des Unternehmens auswirken. Wenn Marketing-Mailings nicht rechtzeitig versandt werden, kann dies die prognostizierten Verkäufe und die geplante Bearbeitung von Antworten beeinträchtigen.

Gute Daten rein, konforme Mailings raus


Die meisten Menschen denken an „online“, wenn sie „Datenschutzverletzung“ hören, aber Unternehmen sind genauso verpflichtet, die Privatsphäre in schriftlichen Mitteilungen zu schützen . Druck- und Postdienstleister müssen nachweisen, dass, wenn gedruckte Kundendaten an einem Ende in die Maschine gelangen, konforme Mailings am anderen herauskommen.  

Das Risiko besteht im gesamten Mailing-Prozess. Dokumente, die in Umschläge wandern, können das schwache Glied in der Kette sein, wenn keine Prozessmaßnahmen zur Gewährleistung der Genauigkeit vorhanden sind.

Individuelle Dokumentenverfolgung und -überwachung


Das manuelle Kuvertieren von Dokumenten ist sehr zeitaufwändig und auch fehleranfällig. Wenn Sie sich auf eine einfache Zählprüfung verlassen, gibt es keinen Prüfpfad dafür, was wohin gegangen ist. Sollte ein Fehler auftreten, ist es unmöglich, ihn zu lokalisieren, ohne die bereits geleistete Arbeit rückgängig zu machen.

Die meisten Druck- und Postdienstleister haben sich von manuellen Prozessen verabschiedet, aber die Automatisierung, die sie einführen, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu verbessern, muss auch über Compliance und Integrität verfügen .

Anstatt die Sequenzen fertiger Umschläge zu überwachen, bietet die Überprüfung jedes Blattes Papier eine überlegene Prozessintegrität . Dies bietet auch ein Höchstmaß an Managementinformationen über den End-to-End-Prozess. Muss eine Sendung aus dem Lauf genommen werden, werden Inhalt, Bediener und Uhrzeit genau erfasst. 

Die richtige Beilagenausrüstung, die das Falten und Einlegen von Dokumenten in Umschläge automatisiert, trägt dazu bei, „ausfallsichere“ Prozesse bereitzustellen, die sicherstellen, dass die Bediener die richtigen Maßnahmen ergreifen . Dies trägt dazu bei , das Risiko menschlicher Fehler zu minimieren und stellt sicher, dass jede Aktion für einen zuverlässigen Prüfpfad nachgewiesen wird. Ein solcher Ansatz verschafft dem Druck- und Versanddienstleister einen Wettbewerbsvorteil , der ihm hilft, das bestehende Geschäft auszubauen und um neue Kunden zu konkurrieren.  

Weitere Informationen zur Erfüllung der Anforderungen einer Druckproduktionsumgebung finden Sie unter Intelligente Kuvertiermaschinen für hohe Auflagen .