Sollte man bei den Einsparpotenzialen papierloser Büros nicht ganz darauf verzichten?
In einem Start-up-Unternehmen wäre das möglich, in einem angestammten Unternehmen aber nicht machbar – und unter Umständen auch unerwünscht. Nicht zuletzt, weil Papier viele Vorzüge hat: Es ist weit verbreitet und ein effektives Hilfsmittel, um Ideen zu entwickeln und zu teilen. Und in Bezug auf die Kundenkommunikation ist es unverzichtbar.
Trotz Verfügbarkeit digitaler Alternativen arbeiten viele Menschen noch gern mit Papier. Mehr als drei Viertel (78%) der für Canon Offce Insights 2013 befragten Bürokräfte meinten: Etwas ausdrucken zu können sei sehr wichtig oder gar unerlässlich. Zwei Drittel gaben an, ihren Drucker mehrmals täglich zu benutzen; und 42% sagten aus, heute öfter zu drucken als noch vor drei Jahren.
Auch die Verbraucher schätzen die Eigenschaften von Papier. In Zeiten, in denen immer mehr Unternehmen zur E-Rechnung wechseln, ist Folgendes sehr aufschlussreich: 84% der Erwachsenen sind unzufrieden, wenn Unternehmen sie ihres Wahlrechts darüber berauben, wie sie kontaktiert werden möchten; 81% glauben, ein zusätzliches Papierexemplar der Online-Rechnung erhöhe die Lesewahrscheinlichkeit (Quelle: Opinium Research für die „Keep Me Posted“-Kampagne).
Dem Papier und der postalischen Kommunikation wird vertraut: Bei Neoposts Mailing-Umfrage Questionnaire 2014 sagten 7 von 10 Befragten, sie würden zur Übermittlung vertraulicher und sensibler Informationen den Postweg bevorzugen. 60% wählen ihn, wenn ein Empfangsnachweis nötig ist.
Die postalische Kommunikation ist auch ein effektives Hilfsmittel, um Umsatz zu generieren. In besagter Neopost-Umfrage bejahten 2/3 der Befragten (vollends), dass postalische Kommunikation zielgerichteter sei als die digitale. Knapp 6 von 10 Befragten sagten, Briefpost sei effektiver und einprägsamer als digitale Kommunikationsmittel.
Obendrein entwickelt sich Papier weiter und öffnet sich für neue Möglichkeiten, die aus der Digitalisierung hervorgehen. Beispielsweise erlaubt Ihnen verschiedene Datendrucksoftware, vorbedrucktes Material zu personalisieren: mit kundenspezifischen Grüßen und besonderen Angeboten. Gleichzeitig liefern QR-Codes, die per Smartphone scanbar sind, eine Verbindung zwischen gedrucktem Dokument und Onlineinhalten. Also ist Digitalisierung keine Frage des Papierverzichts. Vielmehr sollte Papier dort zum Einsatz kommen, wo sein Nutzen am größten ist, und aus allen anderen Vorgängen getilgt werden.
Das Hauptziel ist, die Grenzen zwischen gedruckten und digitalen Dokumenten aufzuheben: damit Sie in Ihrem Unternehmen oder Netzwerk volldigitale Prozesse einführen, Dokumente in jedem Format versenden und empfangen sowie Informationen aus unterschiedlichsten Quellen verknüpfen können – beispielsweise um Mitarbeitern eine Gesamtsicht auf die Kundeninteraktionen zu geben.
"Digitalisierung ist keine Frage des Papierverzichts. Vielmehr sollte Papier dort zum Einsatz kommen, wo sein Nutzen am größten ist."