7 Tipps, wie Sie Porto bei Ihrer Geschäftspost sparen können
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Kunden der Deutschen Post tiefer in die Taschen greifen: Denn zum neuen Jahr werden die Portopreise um rund zwölf Prozent erhöht. Ein Standardbrief beispielsweise schlägt dann mit 95, statt wie bisher 85 Cent, zu Buche. Damit setzt sich ein seit nunmehr zehn Jahren anhaltender Trend fort. Denn zwischen 2015 und 2025 hat sich das Porto um satte 53 Prozent erhöht. Höchste Zeit, dass sich Geschäftskunden nach ebenso preiswerten wie sicheren und komfortablen Möglichkeiten umschauen, um beim Versand Ihrer Geschäftspost zu sparen.
Inflation, steigende Löhne und sinkende Briefmengens sind laut der Deutschen
Post Gründe für eine erneute Hebung der Portokosten nach 2022. Die Preisbindung besteht ab diesem Zeitpunkt dann bis 2027. Doch das ist nicht die einzige Änderung im Postverkehr: Mit Beginn des neuen Jahres tritt auch das neue Postgesetz in Kraft, das sich insbesondere auf die Laufzeiten für Standardbriefe auswirkt. Dann ist die Deutsche Post nur noch verpflichtet, 95 Prozent der Briefe innerhalb von drei Tagen, statt bisher zwei, auszuliefern.
Die Kostenauswirkungen sind auf Unternehmen jeder Größe immens: Werden beispielsweise 500 Briefe im Monat zum Standardportopreis verschickt, zahlen sie ab dem kommenden Jahr 600 Euro mehr Porto als aktuell.
Tipp 1: Sendungen zusammenführen
Die effiziente Handhabung von Briefsendungen an denselben Empfänger ist für einige Unternehmen eine Herausforderung. Denn während die Bündelung mehrerer Briefe in einem Umschlag grundsätzlich Portokosten spart, erweist sich die manuelle Sortierung durch Mitarbeiter als ineffizient, da die potenziellen Einsparungen durch erhöhte Personalkosten aufgezehrt werden – insbesondere dann, wenn die Dokumente aus verschiedenen Abteilungen stammen.
Eine ideale Lösung ist der Einsatz einer Outputmanagement-Software. Sie automatisiert den gesamten Prozess anhand vordefinierter Kriterien. Dabei werden Dokumente über spezifische Merkmale wie Kundennummern oder Adressdaten intelligent zusammengeführt, bevor sie in den Druck gehen und kuvertiert werden.
Ein besonderer Vorteil dieser Technologie liegt in ihrer Fähigkeit, abteilungs- und standortübergreifend zu arbeiten. So können beispielsweise Kundendienstkommunikation und Marketingmaterialien automatisch gebündelt werden. Dies ist besonders praktisch beim Rechnungsversand, wenn etwa Mahnungen und Gutschriften für denselben Kunden automatisch zusammengeführt und gemeinsam verschickt werden sollen.
Der Einsatz solcher Systeme führt nicht nur zu einer spürbaren Entlastung der Mitarbeiter, sondern resultiert auch in einer nachhaltigen Reduzierung der Personalkosten im Postausgang.
Tipp 2: Optimierung der Portoklassen
Die Nutzung von Softwarelösungen für die Postvorbereitung bietet wertvolle Einblicke in die Verteilung der Portoklassen und deckt mögliche Optimierungspotenziale auf. Ein konkretes Beispiel hierfür ist die Umstellung von einseitigem (Simplex) auf beidseitigen (Duplex) Druck. Diese scheinbar kleine Änderung kann erhebliche Kosteneinsparungen bewirken, indem die Seitenzahl pro Brief reduziert wird. Dadurch kann beispielsweise statt des teureren Kompaktportos von 1,10 Euro das günstigere Standardporto von 0,95 Euro genutzt werden. Diese systematische Analyse und Optimierung der Portokosten wird durch die Software transparent und effizient steuerbar.
Quadient Impress bietet umfangreiche Funktionen zur Optimierung der Portoklassen durch eine intelligente Sendungsanalyse. Die Software ermöglicht ein digitales Vorsortieren der Dokumente nach Umschlagformat, Portoklasse und Empfänger, wodurch eine optimierte Portonutzung erreicht und unnötige Kosten durch ineffiziente Versandwege vermieden werden. Im Bereich der Produktionsoptimierung profitieren Unternehmen von verschiedenen automatisierten Funktionen. So ist es beispielsweise möglich, automatisch auf Duplexdruck umzustellen, um die Seitenzahl zu reduzieren und damit günstigere Portoklassen zu erreichen. Diese automatisierten Prozesse optimieren nicht nur die Portokosten, sondern minimieren auch den manuellen Sortieraufwand und steigern die Effizienz des gesamten Versandprozesses.
Tipp 3: Kundenwerbung ohne zusätzliches Porto
In vielen Unternehmen ist es gängige Praxis, dass verschiedene Abteilungen unabhängig voneinander Briefpost – etwa Marketingmaterial oder auch geschäftskritische Kommunikation – an denselben Kundenstamm versenden. Diese dezentrale Kommunikation führt jedoch zu vermeidbaren Mehrkosten. Eine effiziente Lösung bietet das abteilungsübergreifende Zusammenführen von Dokumenten, bei dem beispielsweise Briefpost aus dem Marketing direkt mit der Kundenservicekommunikation kombiniert wird.
Besonders fortschrittlich ist dabei die intelligente Portooptimierung durch selektives Hinzufügen von Anhängen. Das System berücksichtigt automatisch die Portoneutralität jeder Sendung. Dies bedeutet konkret: Marketingbeilagen oder andere zusätzliche Dokumente werden nur dann einer Sendung beigefügt, wenn dadurch keine höhere Portoklasse erforderlich wird. Würde beispielsweise das Hinzufügen eines Werbeflyers dazu führen, dass statt des Standard- das teurere Kompaktporto fällig wird, unterlässt das System automatisch das Beifügen dieses Dokuments.
Diese intelligente Steuerung ermöglicht es Unternehmen, ihre Kundenkommunikation zu optimieren und gleichzeitig die Portokosten effektiv zu kontrollieren. Der automatisierte Prozess stellt sicher, dass jede Sendung kosteneffizient gestaltet wird, ohne dabei auf wichtige Kommunikationsinhalte verzichten zu müssen.
Tipp 4: DV-Freimachung
Die DV-Freimachung stellt eine zeitgemäße Alternative zur klassischen Briefmarke dar, denn in diesem Fall wird die Frankierung digital auf die Sendung aufgebracht. Dieses effiziente Verfahren wird von der Deutschen Post mit einem Rabatt von 1 Prozent auf digital frankierte Briefe honoriert. Die Frankierungsmethode ermöglicht den höchsten Portorabatt, da sie für die Deutsche Post den geringsten Bearbeitungsaufwand bedeutet, und ist insbesondere für Unternehmen mit regelmäßigen, hohen Briefvolumina geeignet. Alle Einlieferungsunterlagen, Entgeltabrechnungen und Versandpläne werden automatisch elektronisch erstellt. Die Sendungen sind nach dem Kuvertieren sofort versandfertig.
Allerdings ist im Zuge dessen eine elektronische Meldung der Sendungen an die Deutsche Post erforderlich. Ab dem 1. Januar 2025 wird diese elektronische Ankündigung sogar verpflichtend: Sendungen ohne vorherige Ankündigung können dann nicht mehr entgegengenommen werden. Für die Nutzung der DV-Freimachung müssen auch noch weitere Anforderungen erfüllt werden: Der Abschluss einer gesonderten DV-Freimachungs-Vereinbarung mit der Deutschen Post AG ist obligatorisch – sie regelt die grundsätzlichen Bedingungen für die Nutzung des Systems. Dazu benötigen Unternehmen ein IT-System mit spezieller, zertifizierter Software, welche den Vorgaben der Deutschen Post entsprechen und von einem der vier von der DPAG zertifizierten Software-Unternehmen stammen muss. Nach der Installation ist die einmalige Zertifizierung des Adressfensters durch einen Fachberater der Deutschen Post nötig. Erst nach erfolgreicher Zertifizierung kann die DV-Freimachung produktiv geschaltet werden.
Softwarelösungen für das Outputmanagement, wie Quadient Impress, unterstützen Unternehmen bei der Umsetzung dieser digitalen Frankierung und der damit verbundenen Prozesse, wodurch sich der Versand kostengünstig und effizient über die eigenen IT-Systeme organisieren lässt.
Tipp 5: Post vorsortieren für weitere Portorabatte
Für die Vorsortierung von Ausgangspost nach Kriterien wie etwa Portoklassen gewährt die Deutsche Post zusätzliche Portorabatte. Allerdings ist die manuelle Vorsortierung durch ihre Mitarbeiter ebenso ineffizient wie ressourcenintensiv und steht damit in keinem Verhältnis zu den erzielten Portorabatte.
Eine effiziente Alternative bietet die softwaregesteuerte Automatisierung des Sortierprozesses mit Hilfe eines Outputmanagement-Systems. Dieses ermöglicht eine systematische Vorsortierung der Sendungen bereits in der Produktionsphase. Die Software gruppiert die Sendungen nach definierten Kriterien wie Postleitzahlen und Portoklassen. Dies erlaubt beispielsweise, zunächst alle Standardbriefe einer bestimmten Portoklasse zu drucken und zu kuvertieren, bevor die nächste Kategorie bearbeitet wird. Diese automatisierte Vorgehensweise ermöglicht es Unternehmen, die angebotenen Portorabatte optimal zu nutzen, ohne zusätzliche Personalressourcen für die manuelle Sortierung aufwenden zu müssen.
Tipp 6: Briefversand digitalisieren und Hybridpost wählen
Die Auslagerung des Briefpostversands durch Briefpostoutsourcing, Hybridbrief oder elektronische Post bietet insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen ein erhebliches Optimierungspotenzial. Diese moderne Form der Postverarbeitung ermöglicht es, nicht das gesamte Postvolumen am eigenen Standort verarbeiten zu müssen, sondern stattdessen eine effizientere und kostengünstigere Alternative zu nutzen.
Der Prozess gestaltet sich dabei denkbar einfach:
Die Mitarbeiter laden ihre Briefe lediglich als PDF-Dokumente in eine spezielle Software, wie die von Quadient, hoch. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann vollautomatisch über einen bereits an die Software angebundenen zertifizierten Druckdienstleister. Dieser übernimmt das Drucken, Kuvertieren, Frankieren und den Versand der Dokumente. Die Verarbeitung kann dabei flexibel für einzelne Dokumente oder tausende Sendungen gleichzeitig erfolgen. Ein besonderer Vorteil liegt darin, dass Unternehmen keine eigenen Dienstleister suchen und vertraglich binden müssen, da diese Partnerschaften bereits standardmäßig in der Software von Quadient integriert sind.
Die Lösung eliminiert zeitaufwendige manuelle Prozesse und reduziert Fehlerrisiken deutlich, wodurch sich Mitarbeiter auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können. Ein besonderer Vorteil liegt in der Möglichkeit, den Versandprozess von überall mit einer einfachen Internetverbindung zu steuern, was besonders im Kontext von Remote-Arbeit wertvoll ist. Zudem gewährt die Software die vollständige Transparenz des Prozesses: Unternehmen können jederzeit den Status ihrer Sendungen verfolgen und haben Zugriff auf detaillierte Berichte. Die gesamte Verarbeitung erfolgt dabei unter Einhaltung strenger Datenschutz- und Sicherheitsstandards.
Der entscheidende wirtschaftliche Vorteil ergibt sich aus den deutlich höheren Portorabatten, die durch die gebündelten Volumina aller teilnehmenden Unternehmen erzielt werden. Diese Rabatte übersteigen bei weitem das, was einzelne Unternehmen aufgrund ihres individuell geringeren Postvolumens erreichen könnten. Die Wirtschaftlichkeit dieser Lösung zeigt sich bereits ab einem monatlichen Volumen von wenigen hundert Briefen. Gerade im Bereich des Briefpostversands lassen sich hier die größten Portoersparnisse realisieren, da die Rabatte, die normalerweise nur Großversendern vorbehalten sind, durch die Bündelung auch Mittelständlern zugänglich gemacht werden.
Tipp 7: Digitale Kommunikationskanäle einsetzen
Die Nutzung digitaler Kommunikationskanäle wie E-Mail, Kundenportale und SMS bietet Unternehmen erhebliche Vorteile. Mit Kosteneinsparungen von bis zu 90 Prozent im Vergleich zur klassischen Briefpost und der unmittelbaren Zustellung sind diese Kanäle nicht nur wirtschaftlicher, sondern auch effizienter. Dies gewinnt besondere Bedeutung vor dem Hintergrund des neuen Postgesetzes, das ab Januar 2025 längere Zustellzeiten von bis zu drei Tagen für Briefpost vorsieht. Jetzt schenken auch die neuen gesetzlichen Anforderungen an die Geschäftskommunikation Unternehmen mehr Spielraum, wenn es darum geht, ihre bisherigen Kommunikationskanäle zu überdenken und zu digitalisieren:
Das Wachstumschancengesetz und die E-Rechnungspflicht
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich eingeführt. Ab 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für den Versand gelten Übergangsfristen bis 2027 bzw. 2028, während derer weiterhin Papierrechnungen möglich sind. Die frühzeitige Umstellung auf E-Rechnungen bietet jedoch erhebliche Kostenvorteile. Auch im B2C-Bereich, der nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen ist, können durch digitale Versandwege wie PDF per E-Mail deutliche Kosteneinsparungen erzielt werden. Ein zusätzlicher Vorteil liegt in der Verkürzung von Forderungslaufzeiten und einem beschleunigten Cashflow.
Das Bürokratieentlastungsgesetz
Das neue Bürokratieentlastungsgesetz erleichtert den Übergang von der Schriftform zur Textform in vielen Bereichen der Geschäftskommunikation. Dies eröffnet neue Möglichkeiten für die digitale Kommunikation, beispielsweise für Personalabteilungen zum Zweck des Austauschs mit den Mitarbeitern oder für Hausverwaltungen in der Mieter- und Eigentümerkommunikation. Der wesentliche Vorteil liegt in der sofortigen Zustellung ohne die üblichen Verzögerungen durch Postlaufzeiten.
Eine umfassende Multi-Channel-Lösung und cloudbasierte Plattform für die moderne Kundenkommunikation, wie Quadient Impress, ermöglicht eine flexible Steuerung der Dokumentenversendung, wobei Mitarbeiter mit wenigen Klicks direkt vom Schreibtisch aus entscheiden können, ob Dokumente digital oder physisch zugestellt werden sollen. Die digitalen Versandoptionen umfassen dabei nachverfolgbare E-Mails, ein sicheres Kundenportal sowie SMS-Benachrichtigungen. Ein besonderer Mehrwert der Plattform liegt in den umfangreichen Kontroll- und Optimierungsmöglichkeiten. Dazu gehören die Echtzeitüberwachung des Dokumentenstatus, die automatische Zusammenführung von Sendungen, integrierte Genehmigungsprozesse sowie eine detaillierte Nachverfolgung der Zustellung. Als flexibles SaaS-Angebot passt sich die Lösung nahtlos an spezifische Unternehmensanforderungen an und ermöglicht durch die Kombination digitaler und physischer Versandwege eine optimale Balance zwischen Kosteneffizienz und Kundenpräferenzen.
Fazit: Setzen Sie auf eine Multi-Channel-Strategie!
Die effektivste Strategie zur Portooptimierung liegt in der kombinierten Anwendung verschiedener Optimierungsansätze. Eine durchdachte Multi-Channel-Strategie ermöglicht es Unternehmen, die optimale Balance zwischen Kosteneinsparungen und individuellen Anforderungen zu finden. Während bestimmte Dokumente, etwa besonders sensible Unterlagen, weiterhin intern verarbeitet werden können, lassen sich andere Sendungen durch Outsourcing oder digitale Kanäle deutlich kosteneffizienter abwickeln.
Die Erfahrungen von Quadient-Kunden zeigen das erhebliche Einsparpotenzial dieser ganzheitlichen Herangehensweise: Im Durchschnitt lassen sich mindestens 25 Prozent der Gesamtkosten einschließlich Porto reduzieren. Diese Einsparungen können je nach individueller Ausgangssituation des Unternehmens sogar noch deutlich höher ausfallen. Entscheidend für den Erfolg ist dabei die intelligente Kombination verschiedener Optimierungsmaßnahmen – von der Sendungszusammenführung über die DV-Freimachung bis hin zur verstärkten Nutzung digitaler Kommunikationskanäle.
Die Implementierung einer solchen Multi-Kanal-Strategie ermöglicht nicht nur signifikante Kosteneinsparungen, sondern steigert auch die Prozesseffizienz und Kundenorientierung. Unternehmen können so ihre Kommunikation zukunftssicher gestalten und gleichzeitig von erheblichen Kosteneinsparungen profitieren.
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