Denne lille investering kan spare dig tusinder i bøder

Alain Fairise | 31. 10. 2022
Datasikkerhed

At holde sig opdateret om overholdelsesregler er afgørende for organisationer, der beskæftiger sig med følsomme kundeoplysninger såsom sundhedspleje, forsikring, finansielle tjenester, statslige agenturer og juridiske. 

Men det er ikke nok bare at kende reglerne - du skal også kunne bevise, at du følger dem. Med bøder fra $ 200 til $ 10.000 pr. Fejl er det et omkostningseffektivt forsvar mod krav om privatlivets fred at have en rapport om dokumentintegritet. 

Hvad er dokumentintegritet? 

Dokumentintegritet indebærer, at et dokument er i en "uhindret tilstand", så du i tilfælde af en tvist kan vise, at det ikke er blevet manipuleret. I forbindelse med forberedelse, samling og levering af dokumenter, der indeholder følsomme oplysninger, betyder dokumentintegritet, at du har en nøjagtig registrering af, hvilke dokumenter der sendes til hvilke kunder. Og i tilfælde af en revision vil du være i stand til at vise, at du overholder alle gældende regler. 

Hvad er i fare? 

Overraskende nok viser vores forskning, at 67% af vores mappeindsætterkunder ikke aktivt sporer dokumentintegritet. 

Misforstå os ikke - vi er begejstrede for, at vores kunder stoler på nøjagtigheden af vores udstyr. Det skal de absolut.  Men disse virksomheder kan være i fare for at overtræde regler som HIPAA og GDPR, hvis de ikke kan bevise dokumentintegritet, når det kræves. 

  • I 2020 udstedte den belgiske databeskyttelsesmyndighed (DPA) en bøde på 10 000 EUR til en direkte marketingmedarbejder for en overtrædelse, der begyndte med, at en kunde modtog den forkerte besked med posten.

  • I Irland kan virksomheder blive pålagt en bøde på op til 50 000 EUR, hvis et dokument med personligt identificerbare oplysninger sendes til den forkerte person 

  • I første kvartal af 2021 var der 219 rapporterede hændelser med personoplysninger, der blev sendt eller faxet til den forkerte person til Storbritanniens Information Commissioner's Office (ICO) 

  • I 2021 blev et universitetshospital i London idømt en bøde på £ 180,000 af ICO, efter at en sundhedsklinik lækkede detaljerne om næsten 800 patienter, der havde deltaget i HIV-klinikker 

Hvad er personligt identificerbare oplysninger (PII)? 

PII er en persons fulde navn kombineret med en af følgende oplysninger: 

  • Mors pigenavn 
  • Kørekortnummer 
  • Oplysninger om bankkonto 
  • Kreditkortoplysninger 
  • Slægtninges navne 
  • Postadresse 
  • E-mail-adresse 
  • Hjemme- eller mobiltelefonnummer 
  • Personlige egenskaber 
  • CPR-nummer (SSN) 
  • Fødselsdato eller fødested 

Alle andre oplysninger, der gør personens personlige identitet let sporbar 

En lille investering kan spare dig for tusinder 

For forsendelser, der indeholder følsomme eller personligt identificerbare oplysninger såsom kontoudtog eller kontrakter, ændrer overholdelsesreglerne sig konstant. Du skal sikre dig, at det rigtige dokument sendes til den rigtige person hver gang. Og du skal være i stand til at bevise det. 

Den eneste måde at garantere dokumentintegritet på er gennem en lukket dokumentintegritetsløsning, som docsecure, der fungerer hånd i hånd med din intelligente mappeindsætter og outputstyringssoftware. Denne type løsning sporer og verificerer, at alle dokumenter er, hvor de skal være, hvilket sikrer, at din virksomhed overholder alle regler. 

At foretage denne investering nu kan spare dig tusindvis af dollars i potentielle bøder hen ad vejen. Så vent ikke – beskyt din virksomhed i dag med en lukket dokumentintegritetsløsning som docsecure.