Tämä pieni investointi voi säästää tuhansia sakkoja

Alain Fairise | 31. 10. 2022
tietoturva

Vaatimustenmukaisuussääntöjen ajan tasalla pysyminen on välttämätöntä organisaatioille, jotka käsittelevät arkaluonteisia asiakastietoja, kuten terveydenhuoltoa, vakuutuksia, rahoituspalveluja, valtion virastoja ja lakiasioita. 

Mutta ei riitä, että vain tiedät säännöt - sinun on myös pystyttävä todistamaan, että noudatat niitä. Koska sakot vaihtelevat 200–10,000 XNUMX dollaria virhettä kohden, raportin saaminen asiakirjojen eheydestä on kustannustehokas puolustus yksityisyysvaatimuksia vastaan. 

Mitä on asiakirjan eheys? 

Asiakirjan eheys tarkoittaa, että asiakirja on "vahingoittumattomassa kunnossa", joten kiistatilanteessa voit osoittaa, että sitä ei ole peukaloitu. Arkaluonteisia tietoja sisältävien asiakirjojen valmistelun, kokoamisen ja toimittamisen yhteydessä asiakirjojen eheys tarkoittaa, että sinulla on tarkka tietue siitä, mitkä asiakirjat lähetetään millekin asiakkaalle. Ja auditoinnin yhteydessä voit osoittaa, että noudatat kaikkia sovellettavia säännöksiä. 

Mikä on vaarassa? 

Yllättäen tutkimuksemme osoittaa, että 67% kansioiden lisääjäasiakkaistamme ei seuraa aktiivisesti asiakirjojen eheyttä. 

Älä ymmärrä meitä väärin - olemme innoissamme, että asiakkaamme luottavat laitteidemme tarkkuuteen. Heidän ehdottomasti pitäisi.  Mutta nämä yritykset voivat olla vaarassa rikkoa HIPAA: n ja GDPR: n kaltaisia säännöksiä, jos ne eivät pysty todistamaan asiakirjojen eheyttä tarvittaessa. 

  • Belgian tietosuojaviranomainen (DPA) määräsi vuonna 2020 suoramarkkinoijalle 10 000 euron sakon rikkomuksesta, joka alkoi siitä, että asiakas sai väärän viestin postitse.

  • Irlannissa yrityksille voidaan määrätä jopa 50 000 euron sakko, jos väärälle henkilölle lähetetään asiakirja, jossa on henkilökohtaisia tunnistetietoja. 

  • Vuoden 2021 ensimmäisellä neljänneksellä raportoitiin 219 tapauksesta, joissa henkilötietoja postitettiin tai faksattiin väärälle henkilölle Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojavaltuutetun toimistoon (ICO) 

  • Vuonna 2021 ICO määräsi lontoolaiselle opetussairaalalle 180 000 punnan sakot sen jälkeen, kun terveysklinikka vuoti tiedot lähes 800 potilaasta, jotka olivat käyneet HIV-klinikoilla 

Mitä ovat henkilökohtaisesti tunnistettavat tiedot (PII)? 

Henkilötiedot ovat henkilön koko nimi yhdistettynä johonkin seuraavista tiedoista: 

  • Äidin tyttönimi 
  • Ajokortin numero 
  • Pankkitilin tiedot 
  • Luottokortin tiedot 
  • Sukulaisten nimet 
  • Postiosoite 
  • Sähköpostiosoite 
  • Koti- tai matkapuhelinnumero 
  • Henkilökohtaiset ominaisuudet 
  • Sosiaaliturvatunnus (SSN) 
  • Syntymäaika tai -paikka 

Muut tiedot, jotka tekisivät henkilön henkilöllisyydestä helposti jäljitettävissä 

Yksi pieni investointi voi säästää tuhansia 

Arkaluonteisia tai henkilökohtaisesti tunnistettavia tietoja, kuten tiliotteita tai sopimuksia, sisältävien postitusten noudattamissäännöt muuttuvat jatkuvasti. Sinun on varmistettava, että oikea asiakirja postitetaan oikealle henkilölle joka kerta. Ja sinun on kyettävä todistamaan se. 

Ainoa tapa taata asiakirjojen eheys on suljetun silmukan asiakirjojen eheysratkaisu, kuten docsecure, joka toimii käsi kädessä älykkään kansioiden lisäys- ja tulostuksenhallintaohjelmiston kanssa. Tämäntyyppinen ratkaisu seuraa ja varmistaa, että kaikki asiakirjat ovat siellä, missä niiden pitäisi olla, ja varmistaa, että yrityksesi noudattaa kaikkia säännöksiä. 

Tämän investoinnin tekeminen nyt voi säästää tuhansia dollareita mahdollisissa sakoissa. Älä siis odota – suojaa yritystäsi jo tänään docsecuren kaltaisella suljetun silmukan asiakirjojen eheysratkaisulla.