Denna lilla investering kan spara tusentals i böter

Alain Fairise | 31. 10. 2022
datasäkerhet

Att hålla sig uppdaterad om efterlevnadsregler är viktigt för organisationer som hanterar känslig kundinformation som sjukvård, försäkring, finansiella tjänster, statliga myndigheter och juridiska. 

Men det räcker inte att bara känna till reglerna - du måste också kunna bevisa att du följer dem. Med böter från $ 200 till $ 10,000 per misstag är en rapport om dokumentintegritet ett kostnadseffektivt försvar mot integritetsanspråk. 

Vad är dokumentintegritet? 

Dokumentintegritet innebär att ett dokument är i ett "obehindrat tillstånd" så att du i händelse av en tvist kan visa att det inte har manipulerats. När det gäller att förbereda, sätta ihop och leverera dokument som innehåller känslig information innebär dokumentintegritet att du har en korrekt registrering av vilka dokument som skickas till vilka kunder. Och i händelse av en granskning kan du visa att du följer alla tillämpliga regler. 

Vad är i riskzonen? 

Överraskande nog visar vår forskning att 67% av våra mappinfogningskunder inte aktivt spårar dokumentintegritet. 

Missförstå oss inte - vi är glada över att våra kunder litar på noggrannheten i vår utrustning. Det borde de absolut göra.  Men dessa företag kan riskera att bryta mot regler som HIPAA och GDPR om de inte kan bevisa dokumentintegritet när det behövs. 

  • År 2020 utfärdade den belgiska dataskyddsmyndigheten (DPA) böter på 10 000 EUR till en direktmarknadsförare för en överträdelse som började med att en kund fick fel meddelande i posten.

  • I Irland kan företag drabbas av böter på upp till 50 000 euro om en handling med personligt identifierbar information skickas till fel person 

  • Under första kvartalet 2021 rapporterades 219 incidenter där personuppgifter skickades eller faxades till fel person till Storbritanniens Information Commissioner's Office (ICO) 

  • År 2021 fick ett undervisningssjukhus i London böter på 180 000 pund av ICO efter att en hälsoklinik läckt ut detaljerna om nästan 800 patienter som hade besökt HIV-kliniker 

Vad är personligt identifierbar information (PII)? 

PII är en persons fullständiga namn kombinerat med någon av följande uppgifter: 

  • Moderns flicknamn 
  • Körkortsnummer 
  • Information om bankkonto 
  • Kreditkortsinformation 
  • Anhörigas namn 
  • Postadress 
  • E-postadress 
  • Hem- eller mobilnummer 
  • Personliga egenskaper 
  • Personnummer (SSN) 
  • Födelsedatum eller födelseort 

All annan information som skulle göra individens personliga identitet lätt spårbar 

En liten investering kan spara tusentals 

För utskick som innehåller känslig eller personligt identifierbar information, till exempel kontoutdrag eller kontrakt, förändras efterlevnadsreglerna ständigt. Du måste se till att rätt dokument skickas till rätt person varje gång. Och du måste kunna bevisa det. 

Det enda sättet att garantera dokumentintegritet är genom en sluten dokumentintegritetslösning, som docsecure som fungerar hand i hand med din intelligenta mappinfogare och programvara för utdatahantering. Denna typ av lösning spårar och verifierar att alla dokument är där de ska vara, vilket säkerställer att ditt företag följer alla regler. 

Att göra denna investering nu kan spara tusentals dollar i potentiella böter på vägen. Så vänta inte – skydda ditt företag idag med en sluten dokumentintegritetslösning som docsecure.