Deze kleine investering kan u duizenden boetes besparen

Alain Fairise | maandag, okt. 31ste 2022
gegevensbeveiliging

Op de hoogte blijven van nalevingsregels is essentieel voor organisaties die omgaan met gevoelige klantinformatie, zoals gezondheidszorg, verzekeringen, financiële diensten, overheidsinstellingen en juridische instanties. 

Maar het is niet genoeg om alleen de regels te kennen - u moet ook kunnen bewijzen dat u ze volgt. Met boetes van 200 tot 10.000 dollar per fout is een rapport over de integriteit van documenten een kosteneffectieve verdediging tegen privacyclaims. 

Wat is documentintegriteit? 

Documentintegriteit houdt in dat een document zich in een "ongeschonden staat" bevindt, zodat u bij een geschil kunt aantonen dat er niet mee geknoeid is. In de context van het voorbereiden, samenstellen en afleveren van documenten die gevoelige informatie bevatten, betekent documentintegriteit dat u nauwkeurig bijhoudt welke documenten naar welke klanten worden gestuurd. En in geval van een audit kunt u aantonen dat u voldoet aan alle toepasselijke voorschriften. 

Wat loopt er gevaar? 

Verrassend genoeg blijkt uit ons onderzoek dat 67% van onze klanten met een folderinserter niet actief toeziet op de integriteit van documenten. 

Begrijp ons niet verkeerd - wij zijn blij dat onze klanten vertrouwen hebben in de nauwkeurigheid van onze apparatuur. Dat moeten ze absoluut doen.  Maar deze bedrijven lopen het risico dat ze regelgeving zoals HIPAA en GDPR overtreden als ze de integriteit van documenten niet kunnen aantonen wanneer dat vereist is. 

  • In 2020 heeft de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (CBP) een boete van 10 000 euro opgelegd aan een direct marketeer voor een overtreding die begon met een klant die een verkeerd bericht in de mail ontving.

  • In Ierland kunnen bedrijven tot 50 000 euro boete krijgen als een document met persoonlijk identificeerbare informatie (PII) naar de verkeerde persoon wordt gestuurd. 

  • In het eerste kwartaal van 2021 werden bij het Britse Information Commissioner's Office (ICO) 219 incidenten gemeld waarbij persoonsgegevens naar de verkeerde persoon werden gemaild of gefaxt. 

  • In 2021 kreeg een academisch ziekenhuis in Londen van de ICO een boete van 180.000 pond nadat een gezondheidskliniek de gegevens had gelekt van bijna 800 patiënten die een HIV-kliniek hadden bezocht. 

Wat is persoonlijk identificeerbare informatie (PII)? 

PII is de volledige naam van een persoon in combinatie met een van de volgende gegevens: 

  • Meisjesnaam van de moeder 
  • Rijbewijsnummer 
  • Bankgegevens 
  • Kredietkaartgegevens 
  • Namen van familieleden 
  • Postadres 
  • E-mailadres 
  • Thuis of mobiel telefoonnummer 
  • Persoonlijke kenmerken 
  • Sofinummer (SSN) 
  • Geboortedatum of -plaats 

Alle andere informatie die de persoonlijke identiteit van de persoon gemakkelijk traceerbaar maakt 

Een kleine investering kan u duizenden euro's besparen 

Voor mailings die gevoelige of persoonlijk identificeerbare informatie bevatten, zoals rekeningafschriften of contracten, veranderen de nalevingsregels voortdurend. U moet ervoor zorgen dat het juiste document telkens naar de juiste persoon wordt gestuurd. En u moet het kunnen bewijzen. 

De enige manier om de integriteit van documenten te garanderen is via een closed-loop oplossing voor documentintegriteit, zoals docsecure, die hand in hand werkt met uw intelligente folderinserter en software voor uitvoerbeheer. Dit type oplossing volgt en controleert of alle documenten zijn waar ze moeten zijn, zodat uw bedrijf aan alle voorschriften voldoet. 

Als u deze investering nu doet, kan dat u in de toekomst duizenden dollars aan mogelijke boetes besparen. Wacht dus niet langer - bescherm uw bedrijf vandaag nog met een gesloten oplossing voor documentintegriteit zoals docsecure.