Hoe doet u de post? Op basis van wat u verstuurt en hoeveel u verstuurt, kunt u uw postproces zo efficiënt mogelijk inrichten. Dit betekent: minder kosten, meer gemak en meer tijd voor de dingen die écht prioriteit hebben. Wij geven u een aantal handige tips.
Misschien herkent u het wel: u wilt een paar poststukken snel verzenden en gaat naar het postkantoor om het pakketje of de brieven te laten frankeren. Maar eigenlijk heeft u helemaal geen zin en tijd om in de rij te staan voor postzegels. Laat u een pakketje bij het postkantoor frankeren, dan betaalt u daar ook nog eens extra kosten voor.
Gelukkig kan het een stuk makkelijker en sneller! Door op een andere manier naar uw post te kijken en eventueel uw proces anders in te richten of andere keuzes te maken, kunt u veel tijd, geld en frustratie besparen.
1. Brievenbuspakje
Verstuurt u uw zendingen altijd als ‘gewoon pakket’? Dan kan het slim zijn om eens te kijken of hetgeen dat u verstuurt, in aanmerking komt voor verzending als brievenbuspakje.
Een brievenbuspakje is altijd een paar euro goedkoper dan een normaal pakket. Dat tikt flink aan als u meerdere zendingen heeft. Daarbij geniet u bij een brievenbuspakje nog steeds van dezelfde voordelen: snel online voormelden en track en trace.
Voorwaarden brievenbuspakje
Belangrijk is dat het pakje - de naam zegt het al - door de brievenbus past. De maximale afmetingen voor een brievenbuspakje zijn 38 x 26,5 x 3,2 cm. Ook mag het totale gewicht van de zending niet meer dan 2 kilo zijn.
Voldoet uw zending aan deze voorwaarden? Twijfel dan niet langer en verstuur het als brievenbuspakje. Niet alleen bespaart u tijd en geld, maar ook hoeft de ontvanger niet thuis te zijn om het in ontvangst te nemen. Minder retouren en meer CO₂-neutraal!
Check vooraf wel altijd goed of uw zending écht door de brievenbus past. Wanneer uw pakje niet soepel in de brievenbus past, kan het zijn dat PostNL uw zending handmatig moet verwerken en daar krijgt u een toeslag voor. Dat zou zonde zijn!
Meer informatie over het brievenbuspakje leest u in dit blog.
C4-formaat brief
Ook kan het goed zijn om te kijken naar uw briefpost. Verstuurt u namelijk brieven die groter zijn dan C4-formaat (22,9 cm x 32,4 cm)? Dan betaalt u daar met een (digitale) postzegel al meer voor dan voor een brievenbuspakje.
Ons advies zou dan altijd zijn om uw poststuk als brievenbuspakje te versturen. Dit is goedkoper en daarnaast weet u dankzij track en trace wat de bezorgstatus van uw pakje is.
2. Digitale postzegel
Naast het brievenbuspakje heeft u meerdere opties om kleinere en lichtere poststukken te versturen voor een nóg voordeliger tarief. Afhankelijk van het gewicht en de grootte van een zending kunt u kiezen voor een digitale postzegel.
Vanwege de lage kosten, maar ook vanwege andere redenen, kan de digitale postzegel een hele handige oplossing zijn voor u als ondernemer. Koopt u namelijk de digitale postzegel via Simplymail, dan vindt u alle data altijd overzichtelijk terug in uw account.
Eenvoudig en snel
Normaal gesproken koopt u een postzegel, doet u de brief op de post en weet u daarna niet meer precies welk adres u heeft opgeschreven. Verstuurt u meerdere brieven tegelijk, dan wordt het al helemaal lastig om overzicht te bewaren over wat u nu precies heeft verstuurd. Bij de digitale postzegel heeft u daar geen last meer van.
U kunt de postzegel eenvoudig aanschaffen met Simplymail. Tijdens het aanmaken van de digitale postzegel voert u alle gegevens van de ontvanger in. Deze gegevens kunt u opslaan in het systeem, zodat u ze een volgende keer weer kunt gebruiken.
Automatische adresinvoer
Automatische adresinvoerDankzij slimme technologie wordt de kans op het invoeren van een verkeerd adres aanzienlijk verkleind. Het systeem controleert automatisch of de ingevoerde postcode en het huisnummer een match zijn.
U kunt de adressen ook uploaden met een Excel-bestand, zodat u ze niet handmatig hoeft in te tikken. Heeft u een webshop? Dan importeren wij via een API-koppeling alle benodigde adressen naar ons verzendplatform.
Nadat u de adressen heeft ingevoerd, wordt de postzegel automatisch gegenereerd. U kunt de postzegel vervolgens printen met uw eigen printer of met een handige labelprinter.
Verschillende tarieven
Kies uit verschillende digitale postzegels op basis van gewicht en formaat van uw poststuk. Wij hanteren verschillende tarieven voor poststukken van 0-20 gram, 20-50 gram en 50-350 gram. Zo betaalt u nooit te veel!
3. Partijenpost
Wanneer u meer dan een paar brieven of goederen wilt verzenden, kan het ook interessant zijn om eens te kijken naar partijenpost. Hierbij verstuurt u meerdere poststukken tegelijk in één keer en kunt u goedkoper uit zijn dan wanneer u per los poststuk betaalt.
Let er wel op dat u voor het versturen van partijenpost aan een minimum orderbedrag moet voldoen. Komt u hier niet aan met uw portokosten? Dan kunt u deze optie beter overslaan. Gaat u voorbij deze minimum orderwaarde, dan is het zeker de moeite waard om hier eens naar te kijken.
Weet u niet waar u moet beginnen of heeft u andere vragen? Bij Quadient helpen wij u graag op weg. Wij kijken mee naar uw postbehoefte en geven u persoonlijk advies op maat. Neem zeker contact met ons op voor de mogelijkheden!
4. Frankeermachine
Last but not least: de frankeermachine. Deze trouwe vriend kan bij het besparen van kosten goed van pas komen, voornamelijk als u goederen verstuurt. Tip van ons is om altijd de tarieven die u online ziet te vergelijken met de tarieven die u op uw frankeermachine heeft. Afhankelijk van het aantal poststukken dat u verstuurt, kan het goed zijn dat u met de frankeermachine voordeliger uit bent.
Advies op maat
Heeft u vragen naar aanleiding van dit blog of wilt u iets anders weten? Neem dan contact met ons op. Voor meer informatie kunt u ook kijken op onze verzamelpagina voor meer verzendtips.