Le terme « conformité » se réfère à la nécessité de respecter la réglementation concernant le traitement des données personnelles et de la correspondance. Avec l'augmentation de la conformité réglementaire, conséquence de scandales comptables d'entreprise il y a plus de dix ans, les organisations sont aujourd'hui sous pression et doivent rendre compte du courrier qu'elles envoient. Toutefois, si elle est bien gérée, la conformité peut ouvrir la voie à de nouvelles opportunités commerciales.
Croissance des revenus liée aux matériels et logiciels de courrier conformes
Le sentiment général est que la conformité réglementaire est un fardeau. Toutefois, si les prestataires de services de courrier sont en mesure de prouver à leurs clients qu'ils utilisent des matériels, des logiciels et des processus conformes, ils pourront aussi leur prouver qu'ils ont envoyé le bon courrier aux bons destinataires. Cela les aidera à établir un climat de confiance et à créer des opportunités de croissance commerciale. Les entreprises qui traitent le courrier sortant en interne bénéficieront également des processus de conformité, car elles nécessiteront peu d'employés en aval pour vérifier manuellement ce que le système réussit de manière automatique.
Utiliser des solutions réglementaires de conformité du courrier vous permet de vous différencier de la concurrence en proposant un service plus sécurisé. La possibilité de garantir une intégrité totale à chaque étape du système, depuis la création d'un document jusqu'à son envoi au bon destinataire, est un avantage compétitif considérable.
Éliminer les risques de pénalités grâce au traitement conforme du courrier
L'automatisation des processus de conformité pour les courriers papier garantit la précision et améliore la tenue des dossiers. Cela pourrait avoir un impact sur votre résultat net, en vous aidant à éviter les amendes pour infraction aux règles de protection des données ou pour l'envoi de messages marketing non sollicités. Alors que l'inquiétude grandit concernant la protection des données, tout comme l'intolérance à l'égard des publipostages indésirables, il est essentiel que les entreprises évitent les coûts liés à une publicité défavorable.
L'importance croissante de la conformité réglementaire du courrier
La conformité du courrier continuera d'être un sujet de préoccupation croissante à l'avenir, et cela se reflétera dans les budgets et les ressources alloués aux défis liés à la conformité. Une main-d'œuvre hautement qualifiée, notamment des chargés de conformité ou des responsables de conformité, s'avérera essentielle pour gérer la complexité que représente le nombre croissant de règles et réglementations à mesure qu'évoluent les exigences réglementaires.
Un changement de mentalité sera nécessaire si les entreprises souhaitent continuer à opérer dans des secteurs très réglementés et éviter poursuites judiciaires et sanctions financières. Les organisations qui investissent dans la sécurité des données et assurent l'intégrité des documents tout au long de la préparation et du traitement du courrier seront bien équipées pour évaluer les risques, démontrer leur conformité aux organismes de contrôle, et être compétitives dans un environnement en constante évolution.