Un petit investissement qui pourrait vous faire économiser gros

Pour les entreprises qui traitent des informations sensibles sur leurs clients (santé, assurance, services financiers, agences gouvernementales, juridique), il est primordial de rester au fait des règles en matière de conformité.

Mais connaître ces règles ne suffit pas. Il convient également d'être en mesure de prouver qu'on les applique. Quand on sait qu'une erreur peut coûter de 200 à 10 000 $ d'amende, disposer d'un rapport sur l'intégrité des documents devient un moyen rentable de se prémunir de tout litige en matière de protection de données.

Intégrité des documents : c'est quoi au juste ?

L’intégrité du document implique qu’un document est dans un « état intact » de sorte qu’en cas de litige, vous pouvez montrer qu’il n’a pas été falsifié. Dans le contexte de la préparation, de l’assemblage et de la livraison de documents contenant des informations sensibles, l’intégrité des documents signifie que vous disposez d’un enregistrement précis des documents envoyés à quels clients. Et en cas d’audit, vous serez en mesure de démontrer que vous êtes conforme à toutes les réglementations applicables. 

Qu'est-ce qui est en jeu ?

Contre toute attente, notre enquête montre que 67 % des clients qui utilisent nos machines de mise sous pli n'effectuent pas de suivi actif de l'intégrité des documents.

Ne vous méprenez pas : nous sommes ravis que nos clients fassent confiance à la précision de notre matériel. Ils ont tout à fait raison de le faire. Cependant, ces entreprises courent le risque d'enfreindre des réglementations telles que l'HIPAA ou le RGPD si elles ne peuvent pas attester de l'intégrité des documents lorsqu'elles y sont contraintes.

• En 2020, l'autorité belge de protection des données (APD) a condamné une société de marketing direct à verser une amende de 10 000 € pour avoir envoyé à l'un de ses clients un courrier qui ne lui était pas adressé.

• En Irlande, les entreprises s'exposent à des amendes pouvant aller jusqu'à 50 000 € si un document contenant des données à caractère personnel (PII) est envoyé à la mauvaise personne.

• Au cours du premier trimestre de l'année 2021, l'Information Commissioner's Office (ICO) du Royaume-Uni a été saisi à 219 reprises pour des incidents liés à des données personnelles envoyées ou faxées au mauvais destinataire.

• En 2021, l'ICO a condamné un hôpital universitaire londonien à verser une amende de 180 000 £ après la fuite des données de près de 800 patients atteints du VIH.

Données à caractère personnel (PII) : de quoi parle-t-on ?

PII est le nom complet d’une personne combiné à l’une des informations suivantes : 

• Le nom de jeune fille de la mère
• Le numéro de permis de conduire
• Les coordonnées bancaires
• Les informations de carte bancaire
• Les noms des membres de la famille
• L'adresse postale
• L'adresse e-mail
• Le numéro de téléphone fixe ou mobile
• Des caractéristiques de la personne
• Le numéro de sécurité sociale
• La date ou le lieu de naissance

Ainsi que toute autre information permettant de tracer facilement l'identité de la personne concernée.

Un petit investissement qui pourrait vous faire économiser gros

Pour les envois contenant des informations sensibles ou des données à caractère personnel telles que des relevés de compte ou des contrats, les règles de conformité sont en constante évolution. Vous devez vous assurer que le bon document est envoyé à la bonne personne à chaque fois. Vous devez aussi être en mesure de le prouver.

La seule façon de garantir l’intégrité des documents est d’utiliser une solution d’intégrité des documents en boucle fermée, comme docsecure, qui fonctionne main dans la main avec votre insérateur de dossiers intelligent et votre logiciel de gestion des sorties. Ce type de solution suivra et vérifiera que tous les documents sont là où ils sont censés être, garantissant ainsi que votre entreprise est conforme à toutes les réglementations. 

Investir aujourd'hui dans une telle solution peut vous permettre d'économiser des milliers d'euros d'amendes demain. Alors, n'attendez plus : protégez dès à présent votre entreprise à l'aide d'une solution d'intégrité des documents en circuit fermé telle que docsecure.